Contoh Kasus Value Chain dalam Perusahaan

Sekilas Tentang Perusahaan
Perusahaan kami bergerak dibidang pertambangan. Perusahaan kami berdiri pada tahun 1989 dengan nama PT. Tarik Tambang. Perusahaan kami mencakup hampir semua jenis kegiatan pertambangan yang ada di Indonesia. Kami bisa menjadi perusahaan pertambangan yang masih tetep eksis sampai saat ini karena kami menggunakan dan mengaplikasikan Value Chain dalam perusahaan kami ini.
Value Chain menurut porter adalah model yang digunakan untuk membantu menganalisis aktivitas-aktivitas spesifik yang dapat menciptakan nilai dan keuntungan kompetitif bagi organisasi. Dilihat dari pengertiannya berarti perusahaan akan mendapatkan kejelasan dan keuntungan apabila menerapkan model ini dalam proses kegiatan usahanya.
Value Chain yang perusahaan kami terapkan dalam perusahaan kami sebagai berikut:
1. mengumpulkan data dan menyimpannya
2. men-transformasikannya dalam system bisnis
3. menyebarkannya, ke dalam manajemen rantai persediaan
4. manajemen pelanggan
5. manajemen pengetahuan
6. secara bersamaan, pada perencanaan
7. koordinasi
8. kontrol
9. permodalan
10. pengambilan keputusan
dari tahap-tahap tersebut yang akhirnya akan mencapai tujuan dari perusahaan kami yaitu profitabilitas dan posisi strategis perusahaan.


Koleksi Data dan transformasi ke dalam bisnis
Dalam tahap ini, perusahaan kami mengumpulkan semua data-data yang bisa membantu perusahaan kami dalam ekspansi perusahaan ke depannya dan data-data yang sudah kami kumpulkan akan kami gunakan untuk mendapatkan dan mengetahui kenggulan dan kelemahan perusahaan. Data-data yang kami kumpulkan dan kami simpan akan sangat berguna untuk mendapatkan laba atau profit yang menjadi tujuan dari perusahaan. Kami mengumpulkan data-data terkait pertambangan. Dalam proses pengumpulan data kami memnumpulkan data yang terkait dengan kegitan pertambangan yang dilakukakan perusahaan kami:
• Costumer juga sangat penting dalam dunia bisnis karena itu perusahaan juga mengumpulkan data-data customer. Data customer sangat dibutuhkan agar perusahaan dapat dengan mudah mencapai tujuan perusahaan yang pada akhirnya akan meningkatkan laba perusahaan. Data customer ini perusahaan gunakan dengan cara membagi-bagi customer sesuai dengan besarnya dana yang digunakan sehingga perusahaan dapat membagi-bagi segmen pasarnya.
• Pengumpulan data-data tentang pegawai atau karyawan yang ahli dan kompeten dalam perusahaan khususnya perusahaan tambang sangat diperlukan untuk kemajuan perusahaan.
• perusahaan mengumpulkan dan meniympan data-data alat-alat yang digunakan untuk melakukan pertambangan.
• Mengumpulkan data-data tentang dampak dari usaha pertambangan. Data ini kami gunakan untuk motivasi kinerja perusahaan agar tidak melakukan hal-hal yang berdampak negative terhadap lingkungan sekitar dan penduduk setempat.
• Data tentang tempat-tempat potensial untuk menjadi lokasi pertambangan
Tempat-tempat yang potensial menurut kami sangat perlu karena ini yang menjadi lahan tumbuh kembang perusahaan. Lokasi yang menjadi lahan potensial untuk di lakukan eksplorasi harus tempat yang tidak membahayakan lingkungan setempat dan penduduk setempat.
• Data tentang Undang-Undang Terkait Usaha pertambangan
Perusahaan harus mempunyai data-data Undang-Undang yang berlaku terkait dengan usaha pertambangan karena sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan agar tetap berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Selain Undang-undang tentang pertambangan perusahaan juga harus mempunyai data tentang peraturan yang mengatur pelaksanaan kegiatan pertambangan. Perundang-undangan yang sudah tidak berlaku lagi adalah sebagai berikut; Undang-Undang No. 44 Prp. Tahun 1960 Tentang Minyak dan Gas Bumi, Undang-Undang No. 15 Tahun 1962, Undang-Undang No. 8 Tahun 1971. Undang-Undang No 22 Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas bumi, Peraturan Pemerintah no 42 tahun 2002 Tentang Badan Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi berlaku sampai sekarang.
• Data tentang sumberdaya pertambangan yang potensial
Dalam hal ini data diperlukan untuk efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan karena perusaahaan bisa mengurangi biaya dengan cara hanya memfokuskan kegiatan pertambangan hanya pada jenis yang potensial saja. Jenis tambang yang potensial menurut perusahaan kami adalah minyak, batubara, emas dan timah.
• Data pesaing
Data perusahaan pesaing sangat diperlukan karena perusahaan kami mengunakan data-data perusahaan pesaing untuk memotivasi karyawan dan meningkatkan kinerja kami dangan membandingkan pada perusahaan pesaing kami. Data-data tentang perusahaan pesaing juga sangat perusahaan kami perlukan untuk segmentasi pasar kami. Selain itu, data pesaing kami butuhkan untuk gambaran kami akan focus terjun pada jenis barang tambang yang lebih potensial. data-data pesaing secara detail kami sangat butuhkan seperti; strategi, sumberdaya manusianya, pemasarannya, lokasi pertambangannya, distributornya, dan manajemennya.

Proses manajemen
Manajemen adalah suatu proses merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi secara efisien dan efektif. Kegiatan organisasi yang dalam hal ini kita anggap sebagai sesuatu badan usaha, meliputi pemasaran, produksi, personalia, keuangan dan administrasi keuangan. Kaitannya dengan pertambangan atau biasa disebut dengan manajemen pertambangan adalah penerapan prinsip-prinsip ekonomi atau manajemen dalam masalah mineral. Dalam manajemen pertambangan biasanya kaitannya dengan keterpadatan bahan galian, factor supply-demand regional, nasional dan internasional, fungsi eksplorasi, pengembangan, produksi dan pengolahan, analisis komoditi mineral, kebijakan pemerintah, peraturan dan perundangan, perumusan kebijakan mineral, pemasaran dan penggunaan komoditas mineral, factor-faktor bahan pengganti, sekunder, daur ulang, dan saingannya, metode dan ongkos, dampak-dampak perubahan teknologi dan ekonomi, kualitas lingkungan. Proses manajemen dalam rantai nilai perusahaan yang kami aplikasikan dalam perusahaan kami adalah ada beberapa kegiatan yang harus dilaksanakan manajemen perusahaan, perencanaan, kordinasi, kontrol, permodelan dan pengambilan keputusan. Proses manajemen ini merupakan tindak lanjut dari data-data yang sebelumnya perusahaan sudah kumpulkan dan perusahaan simpan menjadi sebuah database perusahaan.
Perencanaan, suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut. Perusahaan kami mempunyai tujuan usaha laba pada tahun 2011 mencapai laba Rp. 2,- milyar. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan kami rencananya :
• Menjual batubara 2000 ton
• Menjual minyak 3000 gallon
• Menjual emas 3000 Kg
Untuk mencapai tujuan tersebut maka perusahaan kami melakukkan kegiatan pemasaran yang strategi yaitu memberikan potongan harga maksimum 30%, harga ditetapkan sedikit di bawah pesaing utamanya, mengutamakan pelayanan atau sevice. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan kami membagi-bagi kegiatan yang harus dilaksanakan. Dalam kegiatan penjualan yang akan kami beri contoh dalam kegiatan penjualan ada beberpa kegiatan:
o Penyortiran di gudang
o Penimbangan di gudang
o Penataan barang di gudang
o Pencatatan barang gudang
o Pengiriman barang ke konsumen
o Angkut barang ke konsumen
o Minta tanda terima dari konsumen
o Melayani pengaduan konsumen
o Membuat faktur penjualan
o Penagihan pembayaran
o Pembukuan pembayaran
o Control barang gudang
Kemudian setelah itu kegiatan yang perusahaan kami lakukan adalah menghitung dan mengklasifikasikan kegiatan yang telah kami tenetukan sebelumnya. Proses kegiatan ini diperlukan sebagai proses antara untuk menetukan berapa jumlah dan jenis departemen yang harus ada dalam struktur organisasi yang paling efektif dan efisien. Pengelompokan dari kegiatan di atas di bagi menjadi kegiatan pergudangan dan kegiatan penjualan.
Membentuk departemen untuk memberi wadah kelompok kegiatan yang telah ditetapkan. Proses ini kami lakukan untuk menjadikan perusahaan kami baik dalam koordinasinya. Proses sperti ini juga sering disebut departementalisasi, untuk menentukan jumlah departemen yang seharusnya ada dalam organisasi. Dalam proses departementalisasi perusahaa kami sangat memperhatikan span of control atau rentang kendali, artinya jumlah bawahan langsung yang dapat diawasi secara efektif. Perusahaan kami juga mencoba mengaplikasikan rentang kendali dari pendapatnya Graicunas. Pendapat Graicunas dari pertimbangan bahwa jumlah bawahan menentukan jumlah yang harus dikendalikan oleh atasan, Graicanus merumuskan jumlah hubungan itu sbb:

Ht = n (2n/2 + n-1)
Dimana: Ht = jumlah hubungan
n = Jumlah bawahan
rentang control perusahaan bias digambarkan dengan struktur organisasi dari perusahaan kami. Struktur perusahaan kami sangat rumit dan sangat banyak membutuhkan sumber daya manusia.
Secara umum dapat digambarkan kebutuhan personel perusahaan dapat diurut mulai dari dewan komisaris, direksi, sekretaris, keuangan, divisi / bagian beserta staff, superintenden / supervisor / seksi beserta staff, pengawas / mandor / kepala lapangan, operator,dll.
Sementara untuk tenaga staff, jumlah tenaga kerja cukup dengan memeriksa jabatan-jabtan yang masih kosong, (belum ada pejabatnya). Untuk tenaga operasional, kami perlu menghitung terlebih dahulu beban kerja yang ada. Dengan memperhitungkan absensi dan perputaran tenaga kerja yang ada (sebagai cadangan ) maka akan diperoleh angka jumlah tenaga kerja operasional yang diperlukan.
Contoh kasus :
Jumlah beban tenaga kerja perbulan = 1000 unit produk
Kemampuan kerja perorang perbulan = 10 unit
Angka absensi rata-rata sebulan = 5%
Angka perputaran tenaga kerja rata-rata/bln = 2%

Kebutuhan tenaga kerja perbulan adalah :
Kebutuhan tenaga kerja untuk pelaksanaan kegiatan kerja (work load analysis) adalah
Beban kerja/bulan = 1000 unit x 1 orang
Kemampuan/orang 10 unit
= 100 orang
Mengingat kenyataan ada tenaga kerja yang absen dan sering juga ada yang keluar, maka diperlukan cadangan tenaga kerja guna menjamin target kegiatan tercapai, sehingga kebutuhan sesungguhnya (work force analysis) adalah :
100 orang + (5% + 2 %) = 107 orang

Job deskripsi/deskripsi jabatan merupakan hasil dari analisis jabatan.Manfaat deskripsi jabatan dalam organisasi adalah memberikan pedoman bagi setiap pejabat akan fungsi jabatannya, perincian tugas, wewenang, tanggung jawab, maupun hubungan-hubungan antar jabatan.
Pada sebuah perusahaan tambang besar biasanya sudah menggunakan sistem management modern yang antara lain strukturalnya (urutan dari paling bawah hingga keatas), adalah :

• DEWAN DIREKSI
Dewan direksi adalah merupakan beberapa orang pemegang saham perusahaan yang biasanya di pimpin oleh seorang Presiden Direktur . Dan mereka berkoordinasi kebawah melalui seorang General Manager untuk meminta laporan jalannya perusahaan.

• GENERAL MANAGER
General manager adalah merupakan pimpinan perusahaan yang menentukan arah, strategi perusahaan, dan membawahi beberapa Senior Manager

• SENIOR MANAGER
Senior manager membawahi beberapa manager.
Contoh :
1. Senior Manager Produksi
Membawahi :
a. Manajer Penambangan
b. Manajer Preparasi dan Pengolahan
c. Manajer Penunjang Tambang
d. Manajer Pemasaran
e. Manajer Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan
f. Manajer Geologi & Eksplorasi

2. Senior Manager Administrasi Perusahaan
Membawahi :
a. Manajer Keuangan
b. Manajer Pelatihan dan Pengembangan
c. Manajer Hubungan Masyarakat
d. Manajer Sarana Prasarana Umum
e. Manajer Dokumentasi dan Pengarsipan
f. Manajer Informasi dan Teknologi

• MANAJER
Manager adalah merupakan orang yang memimpin pada bidang-bidang tertentu dan fungsi utamanya adalah manyusun rencana dalam pengelolaan faktor-faktor operasional yang manjadi tanggung jawabnya.
Manajer membawahi beberapa orang Assisten Manajer (Super Intendent), yang diberi kewenangan pada setiap unitnya.
Contoh :
1. Manajer Penambangan
Membawahi :
a. Ass.Man. PIT A
b. Ass.Man. PIT B
c. Ass.Man. Disposal
d. Ass.Man. Perencanaan
e. Ass.Man. Pusat Kendali Tambang
f. Dll

2. Manajer Penunjang Tambang
Membawahi :
a. Ass.Man. Peledakan
b. Ass.Man. Dewatering
c. Ass.Man. Alat Berat
d. Ass.Man. Perawatan Elekrik dan Mekanik
e. Dll.

3. Manajer Geologi dan Eksplorasi
Membawahi :
a. Ass.Man Geologi dan Topografi
b. Ass.Man Geotek
c. Ass.Man Explorasi

• Assisten Manajer
Assisten Manajer adalah sebagai wakil dari manajer sehingga tugasnya adalah menguraikan gagasan dan garis-garis dasar kebijaksanaan dan teknik-teknik pengusahaan kedalam suatu rencana kerja dan pelaksanaannya. Kemudian juga memberikan instruksi kepada pengawas (supervisor) dan memantau operasional penambangan secara tidak langsung. Sebagai bawahannya adalah supervisor.
Contoh :
1. Ass.Man. PIT A
Membawahi :
a. Supervisor Bench 1,2,3: PIT. A
b. Supervisor Bench 4,5,6; PIT. A
c. Dst.
2. Ass.Man Perencanaan
Membawahi :
a. Tim Perencanaan Tambang
b. Tim Surveyor
c. Tim Gambar Teknik
d. Dll.
3. Ass. Man. Peledakan
Membawahi :
a. Supervisor Gudang Handak
b. Supervisor Pemboran Lubang Ledak
c. Supervisor Pelaksanaan Peledakan
d. Dll.
• Supervisor
Supervisor adalah sebagai pengawas langsung atau inspeksi pada jangka waktu berkala dan sebagai perantara antara pelaksana dan pimpinan sehingga harus mampu secara rinci teknik pelaksanaan. Bawahan dari pada Supervisor adalah para foreman (mandor)

Contoh :
1. Supervisor Bench 1,2,3 ; PIT. A
Membawahi :
a. Foreman Backhoe, untuk penggarukan dan pemuatan
b. Foreman Dumptruck, untuk pengangkutan.

2. Tim Perencanaan
Membawahi :
a. Perencanaan operasi Mingguan
b. Perencanaan operasi bulanan
c. Perencanaan operasi Tahunan.
d. Dll.

• Foreman
Adalah sebagai mandor yang selalu berada di lapangan untuk mengawasi operasi produksi.

Contoh :
Foreman backhoe
Membawahi :
a. Operator Backhoe 1
b. Operator Backhoe 2
• Operator
Operator adalah sebagai tenaga terlatih yang mampu mengoperasikan alat tertentu dengan efektif serta efisien.

Biasanya dari mulai assisten manajer hingga ke bagian direksi juga memiliki jajaran staff pada masing-masing bagiannya yang terdiri dari sekertaris, juru ketik, keuangan, pesuruh dan lain-lain.
Secara singkat manajemen perusahaan kami adalah seperti diuraikan di atas namun pada setiap pembentukan struktur pelaksana harus disesuaikan dengan besar kecilnya perusahaan. Dengan struktur perusahaan dan proses manajemen dari perusahaan kami yang seperti ni diharapkan dapat menambah profitabilitas perusahaan kami. Dalam proses manajemen kami juga menggunakan data yang kami simpan diawal alur rantai nilai ini untuk ditransformasikan menjadi sebuah data yang berguna buat perusahaan kami. Data pegawai kami gunakan untuk pengaturan sumberdaya manusia. Data barang tambang digunakan untuk divisi produksi pada perusahaan kami begitu juga data-data yan lain digunakan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing yang semua itu kam gunakan untuk menentukan keputusan yang strategis yang akan kami ambil.

Proses Bisnis
Dalam proses bisnis ada beberpa rantai nilai yang akan kami bahas disini diantaranya, rantai nilai persediaan, manajemen perusahaan, rantai nilai hubungan pelanggan, manajemen pengetahuan. Masing-masing dari rantai nilai perusahaan atau proses bisnis ini dilakukan dengan lain dengan tujuan untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan. Rantai nilai akan kami lakukan sebaik mungkin untuk menambah nilai perusahaan.

Manajemen rantai suplai
Manajemen Rantai Suplai adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi. Manajemen rantai suplai bisa juga berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai.
• Arus material, perusahaan kami menghasilkan dan memproduksi barang-barang tambang dari daerah yang tidak dalam status sengketa. Selain itu tampat kami memproduksi barang tambang tidak mencemarkan lingkungan sekitar. Setelah kami mengeksplorasi tambang, barang tambang yang telah kami eksplor tersenut kami olah menjadi beberapa jenis. Maksud jenis ini adalah kami hanya mengeksplorasi kemudian langsung dijual atau bias dikatakan jenis barang tambangnya masih mentah, jenis yang kedua adalah kami mengolah hingga menjadi setengah jadi kemudian kami jual, dan yang ketiga adalah kami menjual barang tambang yang sudah menjadi barang jadi. Barang mentah yang kami maksud adalah barang tambang setelah di ambil dari bumi. Barang setengah jadi adalah yang masih dalam bentuk bijih, misalkan bijih besi dan bijih emas. Barang jadi adalah barang tambang yang sudah menjadi besi dan emas dalam bentuk batangan. Setelah kami mengksplorasi dan menklasifikasikan menurut jenisnya, perusahaan kami langsung menimbun hasil tambang kami ke dalam gudang yang sudah kami siapkan. Kami menimbun di gudang juga berdasarkan klasifikasi jenis. Barang tambang yang sudah masuk gudang siap untuk di pasarkan.
• Arus informasi, barang-barang tambang yang sudah masuk kegudang kemudian dipasarkan. Dalam memasarkan barang-barang tersebut perusahaan kami membuat ramalan permintaan yang akan terlaksana pada tahun berjalan. Ramalan permintaan ini perusahaan perlukan untuk mengatur inventori yang ada di gudang sehingga dapat disesuaikan dengan permintaan pelanggan. Karena Pelanggan kami ada perusahaan-perusahaan besar maka perusahaan kami membuat ramalan permintaan sesuai dengan kapasitas konsumen kami. Konsumen juga harus memberikan informasi bagi kami tentang barang-barang yang telah kami jual. Komunikasi dua arah tersebut dilakukan agar perusahaan kami dapat menjaga kualitas persediaan dari perusahaan kami.
• Arus keuangan, dalam pemesanan barang kami membuat kebijakan-kebijakan perusahaan. Perusahaan kami akan memberikan syarat kredit yang lunak untuk perusahaan-perusahaan yang telah menjadi pelanggan setia kami. Bagi yang ingin kredit, perusahaan kami bekerja sama dengan pihak ketiga yaitu bank X untuk proses cicilannya. Barang akan menjadi milik pembeli apabila sudah sampai gudang pembeli.

Manajemen hubungan pelanggan
Manajemen Hubungan Pelanggan / Customer Relationship Management disingkat adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
Perusahaan kami seperti yang disebutkan dalam kalimat sebelumnya bahwa kami sangat customer oriented. Untuk mendukung prinsip perusahaan kami tersebut kami melakukan beberapa aktivitas yang dapat mendukung semua itu. Untuk mencari pelanggan baru kami memasarkan perusahaan kami ke dalam bursa-bursa perusahaan pertambangan. Metode ini kami lakukan untuk memberitahukan kepada kostumer-kostumer yang belum tahu banyak tentang perusahaan kami dan produk-produk kami. Kami di dalam bursa itu mencari pelanggan-pelanggan baru atau perusahaan-perusahaan yang ingin bekerja sama dan tertarik dengan produk tambang kami, kemudian kami mencatat data-data calon pelanggan tersebut untuk kami follow up.
Perlakuan untuk pelanggan lama, perusahaan kami selalu melakukan pertemuan sebulan sekali untuk mempererat hubungan kami dengan pelanggan-pelanggan kami. Dalam pertemuan itu di dalamnya ada konten-konten yang bisa menambah erat hubungan kami. Konten-konten dari pertemuan itu adalah diantaranya adalah ada workshop tentang barang-barang tambang itu sendiri, promosi-promosi keunggulan dari perusahaan kami,

Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relationship Management) adalah suatu jenis manajemen yang secara khusus membahas teori mengenai penanganan hubungan antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata para pelanggannya. Pengertian lain mengatakan bahwa ia adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).
Perusahaan kami dalam tahapan ini berusaha untuk terus menjaga hubungan dengan pelanggan. Dalam hal ini yang dimaksud pelanggan dalam perusahaan kami adalah perusahaan-perusahaan manufaktur, perusahaan listrik dan pangsa pasar internasional. Manajemen hubungan pelanggan perusahaan mengimplementasikannya dengan membuat pelatihan pada pegawai pemasaran dan menjalin kerjasama dengan perusahaan-perusahaan yang menjadi pelanggan kami.